WORKPACKAGE 1 – COORDINAMENTO E GESTIONE DEL PROGETTO
ATTIVITA` 1 – Coordinamento tecnico
L`attività del "coordinamento tecnico" è riservata a un coordinamento globale di tutte le attività del progetto al fine di raggiungimento degli obiettivi. Quest’attività include la produzione di un dettagliato programma operativo ovvero un piano d'azione per l'attuazione delle attività, il monitoraggio dell'attuazione dello stesso, la verifica del raggiungimento dei risultati attesi di ciascun’attività e l'integrazione complessiva di tali risultati. L`attuazione coerente del coordinamento tecnico si riflette nella rapida identificazione di eventuali deviazioni dal piano d'azione e di relative modifiche e nel risolvimento di altre questioni attuali, ricercando soluzioni alternative per raggiungere gli obiettivi e i risultati attesi. Un coordinamento tecnico efficace si ottiene sulla base della comunicazione continua nell'ambito del partenariato e con riunioni di coordinamento dei partner progettuali. Questi ultimi vengono organizzati dal Lead partner, a seconda del contenuto, per tutti i partner insieme oppure per i partner sloveni e italiani separatamente. Il coordinamento tecnico include inoltre, a quanto sopra elencato, la costituzione di gruppi di lavoro necessari per attuare gli aspetti tecnici del progetto. A tale scopo nell’ambito del progetto CARS-KRAS sono stati creati diversi gruppi: Gruppo operativo, Comitato di gestione, Gruppo sviluppo locale e Gruppo natura composti dai rappresentanti di tutti i partner progettuali e il Comitato di gestione del Gruppo sviluppo locale e del Gruppo natura del progetto CARSO-KRAS composto dai sindaci dei Comuni sloveni del Carso.
ATTIVITA` 2 – Gestione amministrativa
L’obiettivo dell’attività "Gestione amministrativa" si riflette in una contabilità completa del progetto in base ai regolamenti e linee guida citate dal Programma operativo del Programma di cooperazione transfrontaliera Italia-Slovenia 2007-2013. L'attività mira a garantire una corretta contabilità delle spese sostenute nell'ambito del progetto consentendo così di ottenere rapidamente il rimborso dei finanziamenti del Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR) della Commissione europea. A tal fine, ciascun partner del progetto svolge l`attività di gestione amministrativa presso la propria sede, sulla base delle procedure amministrative in precedenza concordate con il Lead partner. Nell’ambito di quanto sopra descritto ciascun partner, provvede per il mantenimento di una contabilità separata, per la preparazione delle relazioni intermedie in base alle spese sostenute per le proprie attività progettuali svolte (le relazioni intermedie vengono controllate e verificate dal Controllo finanziario di primo livello nazionale - il Ministero dello sviluppo economico e della ricerca tecnologica sul lato sloveno, e il Ministero dell'Economia e delle Finanze sul lato italiano) e l’effettuazione di altre attività amministrative. Tutti i partner progettuali attraverso una gestione amministrativa coerente forniscono la base per la preparazione di relazioni congiunte del progetto, che in conformità con le disposizioni del Contratto di concessione del finanziamento tra l’Autorità di Gestione e il Lead partner devono essere trasmesse da quest`ultimo almeno due volte l'anno. Oltre alle relazioni intermedie e quelle congiunte è prevista anche la presentazione della relazione finale da parte del Lead Partner che dovrà essere preparata entro tre mesi dopo il completamento di tutte le attività del progetto.
ATTIVITA` 3 – Monitoraggio e controlli amministrativi
L`attività del "Monitoraggio e controlli amministrativi " è finalizzata alla verifica della conformità della realizzazione delle attività del progetto con gli obiettivi previsti e l'attuazione del controllo amministrativo delle spese sostenute. A tal fine, è stata istituita la Commissione di monitoraggio, composta dai rappresentanti del Lead partner e della Provincia di Trieste, che svolge anche la funzione di coordinatore dei partner italiani del progetto. La Commissione di monitoraggio si riunisce se necessario, in primo luogo per risolvere i problemi attuali che si presentano durante l'attuazione delle attività del progetto. Per garantire la tracciabilità di ogni attività all'interno del progetto, i partner del progetto hanno l’obbligo di redazione continua delle piste di controllo. Le piste di controllo rappresentano uno strumento organizzativo dinamico, che permette una chiara ed efficace identificazione delle singole procedure, i risultati delle singole fasi di processo, procedure finanziarie e processi di gestione e l’identificazione dei soggetti responsabili per l'esecuzione della procedura o attività nell'ambito del progetto. Quindi, la corretta stesura delle piste di controllo mostra eventuali modifiche delle procedure per la realizzazione delle attività dei singoli progetti, dei criteri per l'archiviazione dei documenti e della struttura di gestione.
