DELOVNI SKLOP 1 - KOORDINACIJA IN UPRAVLJANJE PROJEKTA
AKTIVNOST 1 - Tehnična koordinacija
Aktivnost »Tehnična koordinacija« je namenjena celoviti koordinaciji vseh aktivnosti projekta z namenom doseganja zastavljenih ciljev. Omenjena aktivnost vključuje izdelavo podrobnega operativnega programa oz. akcijskega načrta za izvedbo aktivnosti, nadzor nad izvajanjem le-teh, preverjanje izpolnjevanja predvidenih rezultatov posamezne aktivnosti ter povezovanje rezultatov v celoto. Dosledno izvajanje tehnične koordinacije se odraža v hitrem ugotavljanju morebitnih odstopanj od akcijskega načrta, spremembah le-tega ter reševanju drugih sprotnih problematik z iskanjem alternativnih rešitev za doseganje pričakovanih učinkov in rezultatov. Učinkovita tehnična koordinacija se dosega na osnovi stalne komunikacije znotraj partnerstva ter z usklajevalnimi sestanki partnerjev projekta. Le-ti so s strani vodilnega partnerja, odvisno od vsebine, organizirani bodisi za vse partnerje skupaj, bodisi za slovenske in italijanske partnerje ločeno. Poleg naštetega vključuje tehnična koordinacija tudi vzpostavitev delovnih skupin oz. teles, potrebnih za izvedbo tehničnih vidikov projekta. V ta namen so bile v okviru projekta KRAS-CARSO doslej ustanovljene Operativna skupina, Upravni odbor, Skupina lokalni razvoj in Skupina narava, ki jih sestavljajo predstavniki vseh partnerjev projekta, ter Upravni odbor Skupine lokalni razvoj in Skupine narava projekta KRAS-CARSO, ki ga sestavljajo župani slovenskih kraških občin.
AKTIVNOST 2 - Administrativno upravljanje
Cilj aktivnosti »Administrativno upravljanje« je celovit obračun projekta na osnovi predpisov in navodil, ki jih navaja Operativni program Programa čezmejnega sodelovanja Slovenija-Italija 2007-2013. Namen aktivnosti je zagotovitev pravilnega obračunavanja stroškov nastalih v okviru projekta, kar omogoča čim hitrejše povračilo sredstev Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR) s strani Evropske komisije. V ta namen vsak izmed partnerjev projekta opravlja aktivnosti administrativnega upravljanja na svojem sedežu, in sicer na podlagi administrativnih postopkov predhodno usklajenih z vodilnim partnerjem projekta. V okviru le-tega vsak partner skrbi za vzdrževanje ločenega knjigovodstva, za pripravo vmesnih poročil o obračunu stroškov izvajanja projektnih aktivnosti v svoji pristojnosti (vmesna poročila preverja in potrjuje nacionalna Prvostopenjska finančna kontrola - Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo na slovenski strani ter Ministrstvo za gospodarstvo in finance na italijanski strani) ter izvajanje drugih administrativnih nalog. Dosledno administrativno upravljanje posameznega partnerja predstavlja podlago za pripravo skupnih poročil, ki jih mora vodilni partner projekta, v skladu z določili Pogodbe o dotaciji sofinanciranja med Organom upravljanja in vodilnim partnerjem, Organu upravljanja predložiti najmanj dvakrat letno. Poleg vmesnih in skupnih poročil je obenem predvidena tudi oddaja končnega poročila, ki ga mora vodilni partner pripraviti v roku treh mesecev po zaključku vseh aktivnosti projekta.
AKTIVNOST 3 - Spremljanje in administrativni nadzori
Aktivnost »Spremljanje in administrativni nadzori« je namenjena preverjanju skladnosti izvajanja projektnih aktivnosti s predvidenimi cilji ter izvajanju administrativnega nadzora nastalih stroškov. V ta namen je bila v okviru projekta ustanovljena Komisija za spremljanje, katero sestavljajo predstavniki vodilnega partnerja in Pokrajine Trst, ki ima funkcijo koordinatorja italijanskih partnerjev projekta. Komisija za spremljanje se srečuje po potrebi, predvsem z namenom reševanja sprotnih problematik, ki se pojavljajo med izvajanjem projektnih aktivnosti. Za zagotavljanje sledljivosti vsake aktivnosti v okviru projekta so partnerji projekta zato zadolženi za sprotno vodenje t.i. revizijske sledi. Revizijska sled je namreč organizacijsko sredstvo dinamičnega značaja, ki omogoča jasno in učinkovito identifikacijo posameznih postopkov, rezultatov posamezne faze postopka, finančnih postopkov in postopkov upravljanja ter identifikacijo odgovornih subjektov za izvedbo posameznega postopka oz. aktivnosti v okviru projekta. Tako vodene revizijske sledi posledično prikazujejo morebitne spremembe v postopkih izvajanja posameznih aktivnosti projekta, v kriterijih arhiviranja dokumentacije ter v strukturi upravljanja.
